Formål

 

  § 1. Formålet med cirkulæret er at fremme effektivisering af Selvstyrets indkøb gennem strukturerede processer, øget tværgående samarbejde samt en klar og hensigtsmæssig intern ansvarsfordeling.

 

Anvendelsesområde

 

  § 2. Cirkulæret gælder for indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyret med en samlet værdi på kr. 250.000 eller derover med de undtagelser, der følger af§ 3. Ved vurderingen af om et påtænkt indkøb overskrider nævnte tærskelværdi, skal beregningsmetoden i § 5 i Inatsisartutlov ru. 6 af 12. juni 2019 om udbud i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser i offentlige myndigheder og institutioner (Udbudsloven) anvendes.

  Stk. 2. Med de undtagelser der følger af§ 3, gælder cirkulærets§§ 11-19 desuden for indkøb, som ikke er omfattet af stk. 1, hvis den indkøbsansvarlige enhed tilkendegiver, at indkøbet udbydes under anvendelse af en af de i Udbudslovens § 12, stk. 1, nævnte udbudsformer.

  Stk. 3. Endvidere gælder pligten til at anvende rammeaftaler, jf. § 7, stk. 2, uanset indkøbets størrelse.

  Stk. 4. Ekstern juridisk og revisionsmæssig rådgivning og bistand kan alene undtages med godkendelse fra Departementschef for Finanser og Departementschef for Formandens Depar­ tement i fællesskab.

 

  § 3. Undtaget fra cirkulæret er:

1)  Bygge- og anlægsopgaver,

2)  indkøb fra andre offentlige myndigheder eller institutioner,

3)  fælles indkøb med myndigheder i et EU-land foretaget i henhold til EU-retlige udbudsregler,

4)  opgaver, hvor det er fastsat i finansloven, hvem der er tilskudsberettiget til at varetage opgaven,

5)  nettostyrede virksomheder, som dog skal høres ved indgåelse af rammeaftaler jf. § 6,

6)  indkøb af medicinsk udstyr og hertil knyttet udstyr på en værdi på kr. 2.500.000 eller derunder samt

7)  indkøb af teknisk bistand på en værdi på kr. 2.500.000 eller derunder ved bygge- og anlægsarbejder.

 

Definitioner

 

  § 4. Ved "Selvstyret" forstås Naalakkersuisuts centraladministration og underliggende enhe­ der.

  Stk. 2. Ved "departementerne" forstås departementerne i Naalakkersuisuts centraladmini­ stration samt Landslægeembedet.

  Stk. 3. Ved "underliggende enheder" forstås organisatoriske enheder, hvis budgetter er optaget på Selvstyrets finanslov, herunder styrelser, forvaltninger, institutioner, virksomheder m.v., dog ikke Grønlands repræsentationer i udlandet og Grønlands repræsentation i Danmark.

  Stk. 4. Ved "indkøb" forstås indkøb af varer eller tjenesteydelser og indgåelse af rammeaftaler om indkøb af varer eller tjenesteydelser.

  Stk. 5. Ved "indkøbsansvarlig enhed" forstås en organisatorisk enhed i Selvstyret, der forestår indkøbsprocessen i forbindelse med gennemførelse af et konkret indkøb. Indkøbsansvarlige enheder kan varetage indkøb på egne og/eller andre enheders vegne.

  Stk. 6. Ved "brugere" forstås organisatoriske enheder i Selvstyret, der skal anvende det ind­ købte.

 

Kontoret for Indkøb

 

  § 5. Kontoret for Indkøb (Kl) er ansvarlig for tilrettelæggelse af de overordnede rammer for indkøbsvirksomheden i Selvstyret, herunder for central koordinering og controlling samt for udarbejdelse afregler for indkøbs-, udbuds- og kontraktskabeloner samt indkøbsvejledninger.

Stk. 2. Kl er endvidere indkøbsansvarlig enhed ved indgåelse af rammeaftaler, jf. § 6, stk. 1.

 

 

Rammeaftaler

 

  § 6. Kl skal indgå rammeaftaler til brug for hele Selvstyret. Kl skal forud for indgåelsen af en rammeaftale høre Formandskabet for Inatsisartut og de nettostyrede virksomheder, om de ønsker at være omfattet af aftalen.

  Stk. 2. Selvstyret skal anvende de afKI indgåede rammeaftaler, i det omfang den ønskede ydelse er omfattet af en sådan. Denne pligt gælder alle rammeaftaler.

  Stk. 3. Formandskabet for Inatsisartut med dertil knyttede organisatoriske enheder og de nettostyrede virksomheder er undtaget fra den i stk. 2 nævnte pligt til at anvende indgåede rammeaftaler, medmindre de har tilkendegivet at ville være omfattet i henhold til stk. 1.

  Stk. 4. Med forbehold for stk. 2 er indkøb under en eksisterende rammeaftale indgået af Selvstyret eller en del af Selvstyret, Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) eller Sta­ tens Indkøb, i øvrigt undtaget fra cirkulærets bestemmelser, herunder om vurdering af ind­ købsbehov jf. § 9, stk. 1.

  § 7. Departementerne med underliggende enheder er ansvarlige for egne indkøb, der ikke er omfattet af en rammeaftale.

  Stk. 2. Ved indkøb i henhold til stk. 1 kan den indkøbsansvarlige enhed sende udbuds- og kontraktdokumenter til kvalitetssikring i Kl, før dokumenterne bringes i anvendelse. Kl kan bistå med yderligere råd og vejledning, hvis enheden anmoder herom.

 

Planlægning af indkøb

 

  § 8. Departementerne skal årligt gennemføre en vurdering af næstkommende års indkøbsbehov i det enkelte departement og dets underliggende enheder med henblik på koordinering med eventuelle tilsvarende behov i Selvstyret.

  Stk. 2. Departementerne skal udfylde Bilag A med deres vurdering af indkøbsbehovet, her under oplysninger om type, forventet leveringstidspunkt og forventet pris, og fremsende dette til Kl senest 1. december.

  Stk. 3. Kl skal på baggrund af det fremsendte Bilag A lave en samlet plan for årets indkøb. Af planen skal for hvert indkøb fremgå:

1)  indkøbets type,

2)  forventet leveringstidspunkt og

3)  forventet pris.

  Stk. 4. Kl skal senest 1. januar forelægge et udkast til den i stk. 3 nævnte plan for departe­ menterne til kommentering.

  Stk. 5. Departementerne skal fremsende eventuelle kommentarer til udkastet, jf. stk. 4, til Kl senest 15. januar.

  Stk. 6. Kl skal udsende den endelige plan, jf. stk. 3, til departementerne senest 1. februar.

  Stk. 7. Kl skal med udgangspunkt i den i stk. 6 nævnte endelige plan udarbejde en oversigt over Selvstyrets forventede anskaffelser. Kl skal offentliggøre oversigten på den fællesoffent­ lige udbudsportal senest 15. februar.

 

  § 9. Opstår der i årets løb behov for indkøb, der ikke er blevet meddelt i henhold til § 8, stk. 2, og som har en værdi på kr. 500.000 eller derover, skal Kl orienteres om det opståede be­ hov.

  Stk. 2. Kl skal i forlængelse af den i stk. 1 nævnte orientering, hvis relevant, gennemføre en høring i de øvrige dele af Selvstyret med henblik på at identificere eventuelle tilsvarende be­ hov og koordinere i forhold til allerede planlagte anskaffelser.

 

  § 10. Den indkøbsansvarlige enhed skal forud for ethvert indkøb over kr. 250.000 eller der­ over gennemføre en sondering af markedet med henblik på dels at kunne vælge den mest hen­ sigtsmæssige udbudsform og dels at kunne formulere en passende ydelsesbeskrivelse/krav­ specifikation.

  Stk. 2. Markedssonderingen skal dokumenteres i form af et notat.

  Stk. 3. Af notatet skal fremgå hvilke relevante leverandører, der findes på markedet, herun­ der om der eksisterer lokale grønlandske leverandører.

  Stk. 4. Markedssonderingen kan dog udelades, hvis der inden for de foregående 3 år er udar­ bejdet en tilsvarende markedssondering, og det vurderes, at markedet ikke har ændret sig væ­ sentligt siden.

  Stk. 5. Dialogen med markedet, jf. stk. 1, må ikke antage karakter af forhandlinger eller på anden vis bevirke, at enkelte virksomheder opnår en fortrinsstilling.

 

  § 11. Den indkøbsansvarlige enhed skal forud for ethvert indkøb på 250.000 eller mere vur­ dere hvilke parametre, leverandørerne skal konkurrere på for at få tildelt kontrakten.

  Stk. 2. Følgende konkurrenceparametre bør altid overvejes:

1)  totalomkostninger,

2)  kvalitet og

3)  leveringstid.

 

  § 12. Den indkøbsansvarlige enhed skal forud for ethvert indkøb vurdere, om det vil være relevant at stille krav om lokal forankring i forbindelse med indkøbet. Formålet er at under­ støtte den lokale erhvervsudvikling via kapacitets- og kompetenceopbygning.

  Stk. 2. Det i stk. 1 nævnte hensyn kan tilgodeses blandt andet via tildelingskriterier eller kontraktkrav om:

1)  on-site support i Grønland, herunder leveringstid fra lager m.v.,

2)  tilkaldetid, som kræver lokal tilstedeværelse,

3)  grønlandske sprogfærdigheder og

4)  oprettelse aflærepladser mv.

 

  § 13. Den indkøbsansvarlige enhed skal forud for ethvert indkøb vurdere, om det vil være relevant at stille CSR-krav, samt i givet fald om det skal være i form af mindstekrav til egnethed, som underkriterier til tildelingskriteriet "det bedste forhold mellem pris og kvalitet" eller som kontraktkrav.

  Stk. 2. CSR-krav kan eksempelvis vedrøre:

1)  oprettelse af elev-, lære- og praktikpladser,

2)  beskæftigelse af langtidsledige eller arbejdstagere med nedsat arbejdsevne, handikap, mm. eller

3)  miljøvenlige og bæredygtige løsninger.

 

  § 14.  Indkøb skal gennemføres i overensstemmelse med Udbudsloven.

 

  § 15. Ved indkøb skal anvendes de af Kl udarbejdede standard udbuds- og kontraktskabelo­ ner. Skabelonerne skal tilpasses den konkrete anskaffelse.

 

  § 16. Hvis det formodes, at et indkøb involverer flere enheder, skal den indkøbsansvarlige enhed tage kontakt til disse og inddrage i relevant omfang.

 

Opfølgning på indkøb

 

  § 17. Den indkøbsansvarlige enhed skal kontrollere, at den indkøbte ydelse leveres på det aftalte tidspunkt, i aftalt mængde, i aftalt kvalitet og til den aftalte pris.

Stk. 2. Kl bistår med råd og vejledning, hvis enheden anmoder herom.

 

Ikrafttræden

 

  § 18. Cirkulæret træder i kraft den 20. oktober 2020 og erstatter Cirkulære af 24. september 2010 om indkøb af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underlig­ gende institutioner.

 

 

Formandens Departement, den 20. oktober 2020

 

 

Kim Kielsen (sign.)

I

 

 

Hans-Peder Barlach Christensen (sign.)

Bilag

Bilag A - Indberetning af forventede indkøb