Om departementschefgruppen

  § 1.  Departementschefgruppen er centraladministrationens koordinerende forum for tværgående arbejde og udøver den overordnede ledelse af centraladministrationen.

  Stk. 2.  Departementschefgruppen rådgiver Naalakkersuisut på tværdepartementale forhold og bidrager til at skabe sammenhæng og helhed i organisationens opgavevaretagelse.

  Stk. 3.  Departementschefgruppen behandler og træffer afgørelser om aktuelle, strategiske og langsigtede fælles administrative forhold.

  Stk. 4.  Departementschefgruppen sikrer, at der er koordinering af initiativer fra Naalakkersuisut, koordinationsudvalg og koordinationsenhed samt sikrer udførelse af de beslutninger, der er truffet af Naalakkersuisut og Inatsisartut.

  Stk. 5.  Beslutninger truffet på departementschefsmøde er bindende for hele administrationen.

  § 2.  Departementschefgruppen består af departementscheferne hos Naalakkersuisut samt direktøren i Formandens Departement.

  Stk. 2.  Departementschefen i Formandens Departement er formand for departementschefsgruppen. Ved formandens forfald er direktøren i Formandens Departement stedfortræder, og ved dennes forfald udpeges mødeleder blandt deltagerne på mødet.

  Stk. 3.  Foruden medlemmerne af departementschefsgruppen deltager kommunikationschefen og chefen for HR Udvikling fast til møderne. Formanden kan beslutte, at andre personer også kan deltage til møderne.

Mødepligt og suppleanter

  § 3.  Der er mødepligt til de ordinære møder i departementschefgruppen. Forfald skal meddeles til formanden forud for et møde.

  Stk. 2.  Der sendes ikke suppleant til møder ved midlertidigt forfald. Ved længere varigt forfald sendes der 1 fast suppleant fra ressortområdet.

  Stk. 3.  Personer, som er fungerende i en periode over 14 dage, eller er konstituerede i den pågældende stilling, indtræder som medlemmer af departementschefgruppen.

  Stk. 4.  Medlemmer af departementschefgruppen kan indsende skriftlige bemærkninger til dagsordenspunkter, jf. § 5, hvis de ikke har mulighed for deltagelse som følge af uopsættelige forhold.

Mødeaktiviteter

  § 4.  Departementschefsgruppen afholder ordinære møder i Formandens Departement hver torsdag kl. 14:00 uden for samlinger i Inatsisartut og hver fredag kl. 14:00 under samlinger i Inatsisartut.

  Stk. 2.  Møderne afholdes ugentligt hele året dog ikke i juli måned.

  Stk. 3. Første årlige møde er den anden torsdag i januar, og sidste årlige møde er den anden torsdag i december.

  Stk. 4.  Formanden indkalder til ekstraordinære møder ved behov.

Dagsorden og referat

  § 5.  Ordinære departementschefsmøder har fast dagsorden med følgende punkter:

1)  Godkendelse af dagsorden til pågældende møde samt referat fra foregående møde.

2)  Orientering om kommende aktiviteter for medlemmer af Naalakkersuisut og departementschefgruppen.

3)  Orientering om punkter på seneste møde i Naalakkersuisut.

4)  Indkommende forslag.

5)  Orienteringer om tværgående forhold.

  Stk. 2.  Der udarbejdes et beslutningsreferat for hvert ordinære møde.

  Stk. 3.  Udkast til referat fra foregående departementschefsmøde udsendes sammen med dagsordenen til næstkommende møde, jf. § 6, stk. 4.

  Stk. 4.  Efter godkendelse af referat kan departementscheferne distribuere beslutningsreferat i departementerne.

  Stk. 5.  Det første ordinære møde hver måned udvides med følgende punkt:

1)  Organisation, ledelse og trivsel

  Stk. 6.  Når det udvidede punkt, jf. stk. 5. behandles, deltager udelukkende departementscheferne og direktøren i Formandens Departement, og der tages ikke referat.

Sekretariatet, materiale til møderne mv.

  § 6.  Sekretariatsfunktionen varetages af Formandens Departement under ledelse af direktøren i Formandens Departement.

  Stk. 2.  Optagelser af punkter til dagsorden, samt indlevering af materiale hertil, skal være indleveret til sekretariatet senest mandagen før kl. 16:00 på DCGRUPPEN@nanoq.gl.

  Stk. 3.  Der kan optages punkter på dagsorden, som opfylder følgende kriterier:

1)  Knytter sig til departementschefgruppens formål, jf. § 1.

2)  Kræver alle eller de fleste deltageres fokus.

3)  Kan ikke løses bedre andetsteds.

  Stk. 4.  Dagsorden og materiale til møder udsendes hver tirsdag af sekretariatet til næstkommende møde.

  Stk. 5.  Formanden kan godkende, at der optages punkter af hastende karakter til dagsorden efter indleveringsfristen og udsendelse af dagsorden.

Revision af cirkulæret

  § 7.  Indholdet af nærværende cirkulære skal hvert år i 4. kvartal tages op til vurdering i departementschefgruppen.

Ikrafttrædelses- og overgangsbestemmelser

  § 8.  Dette cirkulære træder i kraft den 1. februar 2024.

  Stk. 2.  Samtidig ophæves cirkulære om forretningsorden for departementschefgruppen af 16. august 2022.

  § 9.  Således vedtaget på departementschefsmødet den 4. december 2023.

Formandens Departement, den 23. januar 2024

Hans-Peder Barlach Christensen (sign.)

Departementschef

/ Simigaq Broberg (sign.)