Cirkulære om ansættelse af personale i centraladministrationen samt direktører i de nettostyrede virksomheder m.v.
I medfør af lnatsisartutlov nr. 26 af 18. november 2010 om lnatsisartut og Naalakkersuisut, § 23, fastsættes følgende:
Kapitel 1
Anvendelsesområde
§ 1. Nærværende cirkulære fastsætter reglerne for medarbejderinddragelse og procedurer for ansættelse af personale indenfor centraladministrationen, herunder departementerne, styrelserne, Grønlands Statistik og landslægeembedet, samt direktører i de nettostyrede virksomheder. Tilsvarende gælder stillingerne som direktør ved Pinngortitaleriffik og ved Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu.
Stk. 2. Cirkulæret finder ikke anvendelse ved ansættelse af ministersekretærer, vikarer eller midlertidig ansættelse op til 1 måned, elever, studentermedhjælpere, ulønnede praktikanter, frivillig arbejdskraft, timelønnede medarbejdere, revalidenter eller hvor der i inatsisartutlov, bekendtgørelse, regulativ eller cirkulære er fastsat andre regler.
Stk. 3. Ved sammensætningen af ansættelses- og bedømmelsesudvalg skal det i videst muligt omfang sikres, at der er kendskab til den grønlandske kultur og det grønlandske samfund samt centraladministrationen som arbejdsplads.
Kapitel 2
Stillingsopslag og screening af ansøgere
§ 2. Alle stillinger skal slås op og stillingsopslag skal indeholde oplysninger om stillingsbetegnelse, tjenestested, løn- og ansættelsesvilkår, de væsentligste arbejdsopgaver samt hvilke kvalifikationer, der kræves for at kunne bestride stillingen. Blandt kravene til kvalifikationer indgår såvel faglige kvalifikationer som almene kvalifikationer, herunder sproglige færdigheder i grønlandsk, dansk og engelsk samt kendskab til grønlandsk kultur og det grønlandske samfund.
Stk. 2. Alle stillingsopslag opslås i 3 uger, medmindre ganske særlige forhold gør sig gældende, eller hvor andet er fastsat i inatsisartutlov, bekendtgørelse, cirkulære, regulativ eller i aftaler/overenskomster.
Stk. 3. Det påhviler de ansættende myndigheder at sørge for, at stillingsopslag opslås, så offentligheden og potentielle ansøgere har mulighed for at gøre sig bekendt med stillingsopslaget.
Stk. 4. Økonomi- og Personalestyrelsen kan kontaktes i forbindelse med rådgivning om udarbejdelse af stillingsopslag. Styrelsen kan efterfølgende være behjælpelig med udarbejdelse af personprofilanalyser af ansøgere til chefstillinger.
Stk. 5. Alle myndigheder indbetaler årligt et beløb til rekrutterings- og fastholdelsespuljen, hvorfra almindelige omkostninger til stillingsopslag afholdes. Udgifter herudover afholdes af den ansættende myndighed.
Stk. 6. Ved besættelse af stillinger kan et eksternt konsulentfirma inddrages. Udgifter i forbindelse med assistance fra et eksternt konsulentfirma afholdes af den ansættende myndighed.
Kapitel 3
Nedsættelse og sammensætning af ansættelsesudvalg
§ 3. Et ansættelsesudvalg nedsættes ved besættelse af alle ledige stillinger i centraladministrationen, undtagen ved besættelse af stillinger som departementschef eller direktør, herunder direktør i de nettostyrede virksomheder, direktør ved Pinngortitaleriffik og direktør ved Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu, jf. § 7.
Stk. 2. Ved besættelse af stillinger i et departement eller styrelse er det den øverste chef i den ansættende myndighed, der udpeger den personaleansvarlige chef blandt myndighedens ansatte chefer.
Stk. 3. Den personaleansvarlige chef nedsætter ansættelsesudvalget.
Stk. 4. Ved besættelse af en stilling som styrelseschef er den ressortansvarlige departementschef den personaleansvarlige chef.
§ 4. Ved besættelse af chefstillinger i et departement eller styrelse deltager i ansættelsesudvalget som minimum den personaleansvarlige chef, en ledelsesrepræsentant og en medarbejderrepræsentant.
Stk. 2. Ved besættelse af øvrige stillinger i et departement eller styrelse deltager i ansættelsesudvalget som minimum den personaleansvarlige chef og en medarbejderrepræsentant.
Kapitel 4
Valg og udpegning af medarbejder- og ledelsesrepræsentant i et ansættelsesudvalg
§ 5. Ved besættelse af de i § 4 angivne stillinger gælder følgende ved valg og udpegning af medarbejder- og ledelsesrepræsentant til ansættelsesudvalget:
a) Medarbejderrepræsentanten vælges blandt og af medarbejderne i det kontor eller den afdeling, hvor stillingen skal besættes.
b) Ledelsesrepræsentanten udpeges af den personaleansvarlige chef i den ansættende enhed.
c) Valget af medarbejderrepræsentanten og udpegningen af ledelsesrepræsentanten kan ikke underkendes af de øvrige repræsentanter i udvalget.
Stk. 2. Den personaleansvarlige chef kan beslutte, at yderligere ledelses- og/eller medarbejderrepræsentanter skal deltage i udvalget. Repræsentanterne skal opfylde bestemmelserne i§§ 5 og 14.
Kapitel 5
Ansættelsesudvalgets opgaver og kompetencer
§ 6. Ansættelsesudvalget er rådgivende og skal ud fra en helhedsvurdering af ansøgerne fremkomme med en indstilling om, hvem der er den bedst kvalificerede ansøger til stillingen.
Stk. 2. Det er ansættelsesstedets ledelse, der træffer den endelige beslutning om, hvem der skal tilbydes ansættelse eller om en stilling eventuelt skal genopslås.
Kapitel 6
Nedsættelse og sammensætning af bedømmelsesudvalg
§ 7. Et bedømmelsesudvalg nedsættes ved besættelse af stillinger som departementschef eller direktør.
Stk. 2. Departementschefen i Formandens Departement nedsætter, som den personaleansvarlige chef, bedømmelsesudvalget.
Stk. 3. Såfremt departementschefen i Formandens Departementet ikke kan deltage i udvalget, udpeges blandt de øvrige departementschefer en personaleansvarlig chef i bedømmelsesudvalget.
Stk. 4. Ved besættelse af stillingen som departementschef i Formandens Departement er den personaleansvarlige chef departementschefen i finansdepartementet. Såfremt departementschefen i finansdepartementet ikke kan deltage i bedømmelsesudvalget, udpeges den personaleansvarlige chef blandt de øvrige departementschefer i bedømmelsesudvalget.
§ 8. Ved besættelse af de i nedenfor nævnte litra a til d angivne stillinger, er minimums sammensætningen i bedømmelsesudvalget følgende:
a) Stillingen som departementschef i Formandens Departement:
- Den ressortansvarlige departementschef for finansområdet,
- En ledelsesrepræsentant,
- En medarbejderrepræsentant,
- En HR repræsentant fra Økonomi- og Personalestyrelsen.
b) Stillingen som departementschef i finansdepartementet:
- Departementschefen i Formandens Departement,
- En ledelsesrepræsentant,
- En medarbejderrepræsentant,
- En HR repræsentant fra Økonomi- og Personalestyrelsen.
c) Øvrige stillinger som departementschef eller direktør i Grønlands Selvstyre:
- Departementschefen i Formandens Departement,
- Departementschefen i finansdepartementet,
- En ledelsesrepræsentant,
- En medarbejderrepræsentant,
- En HR repræsentant fra Økonomi- og Personalestyrelsen.
d) Stillinger som direktør i de nettostyrede virksomheder samt Pinngortitaleriffik og ved Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu:
- Departementschefen for det ressortansvarlige departement
- En ledelsesrepræsentant fra den pågældende virksomhed/institution
- En medarbejderrepræsentant fra den pågældende virksomhed/institution
- En HR repræsentant fra Økonomi- og Personalestyrelsen.
Kapitel 7
Kvalifikations- og kompetencekrav til departementschefer og direktører i centraladministrationen samt direktører i de nettostyrede virksomheder samt Pinngortitaleriffik og ved Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu
§ 9. Ved besættelse af stillinger som departementschef eller direktør i centraladministrationen samt direktør i de nettostyrede virksomheder stilles der krav til kandidaternes sproglige kompetencer i grønlandsk, dansk og engelsk samt kendskab til den grønlandske kultur og det grønlandske samfund. Disse krav vægtes sammen med de øvrige krav til faglige og ledelsesmæssige kompetencer.
Kapitel 8
Valg af medarbejderrepræsentant og udpegning af ledelsesrepræsentant i et bedømmelsesudvalg
§ 10. Ved besættelse af de i § 7 angivne stillinger gælder følgende ved valg og udpegning af medarbejder- og ledelsesrepræsentant:
a) Medarbejderrepræsentanten vælges blandt og af medarbejderne i den ansættende enhed.
b) Ledelsesrepræsentanten udpeges af den personaleansvarlige chef i den ansættende enhed.
c) Valget af medarbejderrepræsentanten og udpegningen af ledelsesrepræsentanten kan ikke underkendes af de øvrige repræsentanter i udvalget.
Stk. 2. Den personaleansvarlige chef kan beslutte, at yderligere ledelses- og/eller medarbejderrepræsentanter skal deltage i udvalget, såfremt repræsentanterne opfylder bestemmelserne i §§ 10 og 14.
Kapitel 9
Bedømmelsesudvalgets opgaver og kompetencer
§ 11. Bedømmelsesudvalget er rådgivende i forhold til Naalakkersuisut og skal ud fra en helhedsvurdering af ansøgerne udarbejde en skriftlig begrundet og prioriteret indstilling om stillingens besættelse. Den endelige indstilling skal underskrives af alle repræsentanterne i udvalget.
Stk. 2. Udvalget kan indstille, at stillingen genopslås, såfremt ingen af ansøgerne vurderes at være tilstrækkeligt kvalificerede til stillingen.
Stk. 3. Repræsentanterne i udvalget har ret til at få en mindretalsudtalelse indarbejdet i den endelige indstilling, såfremt der ikke er enighed om, hvem der skal indstilles til ansættelse.
Stk. 4. HR repræsentanten, som indgår i bedømmelsesudvalget, varetager funktionen som sekretær for udvalget.
Stk. 5. Udvalgets endelige indstilling, jfr. stk. 1, afleveres til den ansvarlige Naalakkersuisoq på det pågældende område.
Stk. 6. Indstilling til Naalakkersuisut om en stillings besættelse udarbejdes af den ansvarlige Naalakkersuisoq på det pågældende område, sammen med departementschefen i Formandens Departement.
Kapitel 10
Ansættelsessamtaler i ansættelses- og bedømmelsesudvalg
§ 12. Alle repræsentanterne i et ansættelses- eller bedømmelsesudvalg skal modtage kopi af stillingsopslag og af alle rettidigt indkomne ansøgninger.
§ 13. Repræsentanterne i et ansættelses- eller bedømmelsesudvalg beslutter, hvilke ansøgere, der skal indkaldes til ansættelsessamtale.
Stk. 2. Repræsentanterne i et udvalg beslutter, hvor mange samtaler, der skal afholdes, og under hvilke forhold en ansættelsessamtale skal afvikles.
Stk. 3. Ved uenighed blandt repræsentanterne i et udvalg om forholdene i stk. 1 og 2, træffes den endelige beslutning af den personaleansvarlige chef.
Stk. 4. Efter samtykke fra ansøgerne indhentes referencer, inden en ansøger indstilles til ansættelse.
Stk. 5. Der skal foreligge dokumentation for ansøgerens uddannelse og erhvervserfaring, inden en ansøger indstilles til ansættelse.
Kapitel 11
Tavshedspligt og inhabilitet i ansættelsesudvalg og bedømmelsesudvalg
§ 14. Repræsentanter i ansættelses- eller bedømmelsesudvalg har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, som de kommer i besiddelse af i forbindelse med et ansættelsesforløb.
Stk. 2. Repræsentanterne i et ansættelses- eller bedømmelsesudvalg må ikke have sådanne relationer til en eller flere ansøgere, at repræsentanterne vil være inhabile efter reglerne om inhabilitet i Landstingslov om sagsbehandling i den offentlige forvaltning. Såfremt en repræsentant er inhabil skal denne udtræde af ansættelses- eller bedømmelsesudvalget.
Stk. 3. Repræsentanterne i et ansættelses- eller bedømmelsesudvalg må ikke være ansøgere til den stilling, som udvalget medvirker til at besætte.
Kapitel 12
Ikrafttræden
§ 15. Cirkulæret træder i kraft den 1. oktober 2017.
Stk. 2. Samtidig ophæves cirkulære af 6. marts 2015 om ansættelse af personale i centraladministration.
Formandens Departementet, den 27. september 2017
Kim Kielsen (sign.)
/
Søren Hald Møller (sign.)