23. oktober 1998 EM 1998/34
Bemærkninger til forslag til Landstingslov nr. xx. xxxxx 199x om arkivvæsen
Almindelige bemærkninger:
Baggrunden for fremsættelsen af dette forslag til Landstingslov om arkivvæsen udspringer dels af Kommunalreformskommissionens betænkning fra 1994, hvor det anbefales at gennemgå Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 om museums- og arkivvæsen og dels, at der i 1995 på Landstingets efterårssamling blev fremsat et medlemsforslag om ændring af forordning om museums- og arkivvæsen. Direktoratet for Kultur, Uddannelse og Kirke havde på det tidspunkt indledt et forberedende arbejde med henblik på en revision af forordningen. Et enigt Landsting tilsluttede sig Landsstyrets indstilling om ikke at lade medlemsforslaget overgå til 2. behandling, men at afvente et samlet revisionsforslag. Efterfølgende nedsatte Direktoratet for Kultur, Uddannelse og Kirke en arbejdsgruppe bestående af embedsmænd og fagfolk til at arbejde videre med spørgsmålet. Arbejdsgruppen blev nedsat i oktober 1995 og bestod af repræsentanter fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, Sammenslutningen af Lokalmuseer (NUKAKA), Museums- og Arkivnævnet, De Grønlandske Kommuners Landsforening (KANUKOKA), og Direktoratet for Kultur, Uddannelse og Kirke. I foråret 1996 afleverede arbejdsgruppen en statusrapport med anbefalinger til indholdet af en revision af forordningen.
Dette forslag til Landstingslov om arkivvæsen og det samtidig for Landstinget fremlagte forslag til Landstingsforordning om museumsvæsen er udarbejdet med udgangspunkt i arbejdsgruppens statusrapport.
Ved Landstingslov nr. 14 af 1. november 1982 blev Grønlands Arkiv oprettet. Landstingsloven blev udstedt med hjemmel i Hjemmestyrelovens § 4. I 1990 blev de materielle bestemmelser i lovgivningen om det grønlandske arkivvæsen skrevet ind i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 om museums- og arkivvæsen.
Det er ikke hensigten, med dette forslag om atter at udskille bestemmelserne om arkivvæsenet til en Landstingslov om arkivvæsen, at tage skridt hen imod en adskillelse af Grønlands Arkiv fra Nationalmuseet, der i 1990 blev lagt sammen til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Det er tilstræbt at opnå en bedre systematik og større overskuelighed end i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, og at opnå præciseringer på flere punkter.
Forvaltningen indenfor arkivvæsenet har ikke givet anledning til problemer i praksis. Der er derfor ikke med herværende forslag lagt op til ændringer på væsentlige punkter. Det fremgår af bemærkningerne til de nugældende regler vedrørende arkivvæsenet, at disse er udtryk for den praksis, som har udviklet sig på området i overensstemmelse med bemærkningerne til den første arkivlov - Landstingslov nr. 2 af 1. november 1982, og dette forslag skal ses som en videreførelse heraf.
Forslaget til Landstingslov om arkivvæsen har som formål at sikre den del af den grønlandske kulturarv, som findes i offentlige institutioners arkivalier og tildels også i private arkivalier, jf. forslagets kap. 6. Dette forslag virker sammen med og ved siden af anden lovgivning, der måtte regulere på området. Eksempelvis kan nævnes Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre, og det samtidig med nærværende forslag fremlagte forslag til Landstingsforordning om museumsvæsen.
Af ændringer og nyheder kan bl.a. nævnes, at forslagets § 16, stk. 1 fastslår, at der skal foretages sagsrensning, forinden aflevering af arkivalier til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv finder sted, samt at der efter forslagets § 25 gælder en generel tavshedspligt ved benyttelse af arkivalier, der ikke er offentlig tilgængelige, og ikke som efter de nugældende regler om arkivvæsenet, hvor tavshedspligt kan pålægges, som et vilkår for dispensation efter § 14, stk. 6, 2. pkt i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Endvidere er det efter forslagets § 26 muligt at undtage arkivenheder for tilgængelighed, hvis disses tilstand er så dårlig, at hensynet til bevaringen gør det påkrævet.
Høring:Lovforslaget har været sendt til høring hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, Museums- og Arkivnævnet, Sammenslutningen af Lokalmuseer; NUKAKA, De Grønlandske Kommuners Landsforening; KANUKOKA, Ilisimatusarfik, Landstingets Bureau samt Lovkontoret. Høringssvarene er blevet behandlet og i det omfang det er fundet hensigtsmæssigt, er de indarbejdet i lovforslaget
Administrative og økonomiske konsekvenser:Det forventes ikke, at dette forslag til Landstingslov om arkivvæsen vil medføre administrative og økonomiske konsekvenser.
Bemærkninger til de enkelte bestemmelser:
Kapitel 1
§ 1
Bestemmelsen er uddybet i forhold til formålsbestemmelsen i § 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Indholdsmæssigt er der ikke forskel på formålet efter forordningen og dette forslag.
Hovedformålet med lovgivningen er at sikre eftertiden et historisk kildemateriale. Arkivvæsenet skal forvalte og formidle den del af den grønlandske kulturarv, der findes i arkiverne hos offentlige myndigheder og institutioner. Det gælder også i det omfang, arkivvæsenet modtager arkivalier fra enkeltpersoner og institutioner m.v., der ikke er omfattet af forslagets § 2, stk. 1-2.
En følge af en hensigtsmæssig lovgivning om arkivering og journalisering er, at den praktiske gennemførelse af reglerne om aktindsigt efter Landstingslov nr. 8 af 13. juni 1994 om sagsbehandling i den offentlige forvaltning (sagsbehandlingsloven) og Landstingslov nr. 9 af 13. juni 1994 om offentlighed i forvaltning (offentlighedsloven) gøres nemmere.
Endvidere vil ressourcemæssige grunde sætte sin begrænsning for, hvor stor en del af arkivalierne, der kan bevares. Derfor er et andet formål med lovgivningen at sikre muligheden for, at arkivalier, der ikke er bevaringsværdige kasseres. Som eksempler herpå kan nævnes overflødige kopier og ensartede sager, der kun har en væsentlig interesse i kraft af det individuelle tilfælde.
Loven har endvidere til formål at sikre offentligheden adgang til arkivalier, der er tilgængelige efter bestemmelserne i forslagets kap. 5. Der stilles i forslaget ikke særlige krav til de, der måtte ønske adgang til sådanne arkivalier. Offentligheden har således mulighed for at gøre sig bekendt med det historiske kildemateriale, der forefindes i arkivalierne.
§ 2Indholdsmæssigt er bestemmelsen ændret i forhold til § 7 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. De nugældende regler omfatter alle institutioner i Grønlands Hjemmestyre. Det betyder, at anvendelsesområdet er videre end efter offentlighedsloven og sagsbehandlingsloven, da også Landstinget og dets myndigheder og institutioner principielt er omfattet. For at forhindre, at der opstår forfatningsretlige problemer om kompetenceafgrænsninger m.v., er det i dette forslag fastslået, at regler for Landstingets og dets myndigheders og institutioners arkivforhold skal fastsættes af Landstingets formandskab.
Stk. 1
Den offentlige forvaltning afgrænses på samme måde som efter § 1, stk. 1 i offentlighedsloven.
Loven gælder alle dele af den offentlige forvaltning, uanset om de hører under hjemmestyret eller den kommunale forvaltning, og uanset om der er tale om almindelige forvaltningsmyndigheder, særlige nævn eller råd - som f.eks. menighedsrepræsentationer og ankenævn - eller særlige forvaltningsenheder. Loven omfatter også myndigheder, hvis virksomhed udelukkende er af rådgivende karakter samt midlertidige udvalg og kommissioner. Ved fastsættelse af særlige regler på arkivområdet i henhold til § 9 kan der tages hensyn til forholdene hos de særlige forvaltningsenheder.
Ved fastlæggelsen af, hvilke myndigheder og institutioner der skal henregnes til den offentlige forvaltning, skal der lægges vægt på en bedømmelse af den organisatoriske placering, og kun i tilfælde, hvor denne kan give anledning til tvivl, tillige på hvilke funktioner myndigheden eller institutionen udøver. Institutioner organiseret på privatretligt grundlag, som f.eks. selvejende institutioner og foreninger, falder således som hovedregel udenfor lovens anvendelsesområde, og kan kun være omfattet af stk. 1, såfremt den virksomhed de udøver ganske kan sidestilles med den, der sædvanligvis udøves af forvaltningsmyndigheder, og såfremt de er undergivet intensiv offentlig regulering, tilsyn og kontrol.
Kommunale fællesskaber, der betegner sig interessentskaber, andelsselskaber og lignende privatretlige betegnelser, og som skal godkendes efter den kommunale styrelseslov, vil umiddelbart være omfattet af loven.
Det følger af bestemmelsen modsætningsvis, at loven ikke gælder for statens forvaltningsmyndigheder i Grønland, hvilket vil sige Rigsombudet, domstolene og politiet, også kaldet rigsmyndighederne. Se også bemærkningerne til § 3.
Stk. 2
Bestemmelsens ordlyd er ændret i forhold til § 7 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, hvor udtrykket "offentlige institutioner" omfatter selvejende og private institutioner, som helt eller overvejende drives for offentlige midler, eller som varetager opgaver på det offentliges vegne. Baggrunden herfor er at skabe overensstemmelse med den praksis, der i øvrigt er for at udvide anvendelsesområderne for anden lovgivning, der gælder for den offentlige forvaltning, eksempelvis offentlighedsloven.
Stk. 2 omhandler privatretligt organiserede institutioner, selskaber, foreninger m.v. uanset organisationsformen.
Landsstyret kan bestemme, at sådanne institutioner m.v. er omfattet af loven, såfremt udgifterne ved institutionens virksomhed overvejende dækkes af hjemmestyret eller en kommune. Overførslen af midler vil normalt bestå i direkte tilskud, men bestemmelsen omfatter også tilfælde, hvor en institutions udgifter dækkes i form af medlemsbidrag og lignende eller af egentlige betalinger fra offentlige myndigheder for modydelser. Kravet om, at den offentlige udgiftsdækning skal være "overvejende", indebærer dog, at den offentlige andel skal være af en betragtelig størrelse i forhold til de samlede udgifter, i alt fald ikke under 60-70 pct. heraf. Bestemmelsen vedrører alene betaling af driften og kan derfor ikke bringes til anvendelse som følge af f.eks. størrelsen af det offentliges aktiebesiddelse i et selskab.
Loven kan tillige bringes til anvendelse på institutioner, der har fået tillagt beføjelser til at træffe forvaltningsafgørelser på hjemmestyrets eller en kommunes vegne. Ved forvaltningsretlig afgørelsesmyndighed sigtes til tilfælde, hvor institutionen kan træffe endelig afgørelse i forhold til enkeltpersoner eller virksomheder (institutioner). Sådan kompetence kan enten være henlagt til institutionen direkte ved lov eller ved lovhjemlet delegation til institutionen fra en offentlig myndighed.
Såfremt Landsstyret træffer beslutning om, at sådanne institutioner m.v. er omfattet af loven, er det en forudsætning for lovens anvendelse, at de pågældene institutioner m.v. er gjort bekendt hermed.
Stk. 3
Bestemmelsen er indsat udelukkende for at undgå lange opremsninger i det følgende.
Stk. 4
Som nævnt ovenfor, vil de nugældende regler principielt også omfatte Landstinget og dets myndigheder og institutioner. Det foreslåes i herværende forslag, at regler der skal gælde for Landstinget og dets myndigheder og institutioner skal fastsættes af Landstingets formandsskab. Det er begrundet i ønsket om at undgå forfatningsretlige problemer omkring kompetenceafgrænsninger m.v.
Landstingets formandsskab skal fastsætte reglerne efter forhandling med Landsstyret. Det søges herved at sikre ensartethed i de regler, der gælder for arkivforhold i Grønlands Hjemmestyre. Det forudsættes, at Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan inddrages i disse forhandlinger, da det er her, at ekspertisen på arkivområdet må antages at være til stede.
§ 3Bestemmelsen, der bemyndiger Landsstyret til at indgå overenskomst med rigsmyndighederne, svarer til § 26 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Med hjemmel i § 3 kan der indgås aftale med Statsministeriet om varetagelse af opgaver på Rigsarkivets vegne. Bestemmelsen rummer bl.a. bemyndigelse til at aftale vilkår for aflevering og benyttelse af arkivalier hidrørende fra rigsmyndighedernes institutioner. På nuværende tidspunkt er der med rigsmyndighederne indgået aftale om deponering af arkivalier hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Dokumenter, der er deponerede i medfør af denne aftale, er ikke tilgængelige for offentligheden.
Kapitel 2.
§ 4.
Stk. 1
Bestemmelsen svarer indholdsmæssigt til den del af formålsbestemmelsen i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, der vedrører Grønlands Nationalmuseum og Arkivs forpligtelser indenfor arkivvæsenet. Formålet er at sikre eftertiden det historiske kildemateriale, der findes i arkiverne hos offentlige institutioner, jf. også de almindelige bemærkninger og bemærkningerne til § 1.
Grønlands Nationalmuseum og Arkiv er kun forpligtet til at tage sig af private arkivalier, i det omfang disse afleveres til og modtages af denne. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan ikke nægte at modtage private arkivalier, der har en sådan karakter, at de er omfattede af § 1, nr. 1. Medmindre den afleverende private har betinget sig andet, er der dog intet til hinder for, at der træffes aftale om, at disse opbevares hos et museum, der er godkendt efter Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 eller anden lovgivning, se også bemærkningerne til stk. 3.
Stk. 2
Forskning er ikke tænkt knyttet til faget historie i snæver forstand men også til alle andre discipliner, som arbejder på grundlag af historiske data. Udover formidling af resultaterne af egen forskning er Grønlands Nationalmuseum og Arkiv forpligtet til i et vist omfang at formidle resultater af eksterne forskeres arbejde, jf. bestemmelsens sidste led; "udbrede kendskabet til Grønlands kultur- og samfundshistoriske udvikling".
Stk. 3
Bestemmelsen forpligter blandt andet Grønlands Nationalmuseum og Arkiv til i arkivmæssig henseende at samarbejde med de godkendte museer og arkiver opstået på privat initiativ, i det omfang sådanne måtte forekomme. Hermed opretholdes den hidtil gældende retstilstand, der er opstået efter § 3, stk. 1, nr. 5, jf. § 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. I samarbejdsforpligtelsen ligger blandt andet, at Grønlands Nationalmuseum og Arkiv er forpligtet til at indgå i et samlet grønlandsk forskningsmiljø, se også bemærkningerne til stk. 2.
Der er ikke en umiddelbar forpligtelse for Grønlands Nationalmuseum og Arkiv til at samarbejde med tilsvarende institutioner i Danmark og udlandet. Et sådant samarbejde vil dog på mange måder være til gavn for arkivvæsenets standard, eksempelvis via fremskaffelse af oplysninger, uddannelse af personale, udførelse af særlige arbejdsopgaver og drøftelse af arkivfaglige spørgsmål. Det må da også forventes, at det eksisterende samarbejde på området opretholdes.
§ 5Stk. 1
Bestemmelsen svarer til § 9, stk. 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 med den sproglige ændring, at der nu bruges "rådgiver" i stedet for "konsulent". Der er ikke hermed tilsigtet nogen ændring. Det skal derimod tydeliggøre, at den ansvarlige for arkivering er den enkelte institution. Grønlands Nationalmuseum og Arkivs funktion er at støtte institutionerne med henblik på at opnå rationel sagsdannelse og mulighed for hurtigt at fremfinde arkiverede sager, enten til eget brug eller i forbindelse med, at borgere har fået adgang til aktindsigt.
En væsentlig del af Grønlands Nationalmuseums og Arkivs rådgivningsarbejde består i at bistå de arkivskabende myndigheder og institutioner med vejledning og bistand ved udarbejdelse af journalplaner m.v. Rådgivning vedrørende datamedier, sagsdannelse m.v. er ligeledes omfattet. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv søger endvidere via rådgivningen at sikre, at bevaringsværdige arkivalier udfærdiges med materialer - papir, skriftmidler, etc. - som er tilstrækkeligt bestandige til at overflødiggøre aktiv konserveringsmæssig indsats i den nærmeste fremtid. Rådgivningsarbejdet vil også omfatte planer for nye arkivlokaler. Disse bør forelægges Grønlands Nationalmuseum og Arkiv inden, lokalerne tages i brug.
Stk. 2
Bestemmelsen indebærer i forhold til § 3, stk. 1, nr. 3 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 en udvidelse af tilsynsforpligtelsen, idet denne hidtil kun har omfattet tilsyn med arkivalier, der opbevares hos lokale institutioner. Den er derimod i overensstemmelse med den praksis, som hidtil er benyttet, idet arkivarerne ved Grønlands Nationalmuseum og Arkiv jævnligt har aflagt besøg også hos andre offentlige institutioner.
Det ligger i tilsynsforpligtelsen, at Grønlands Nationalmuseum og Arkivs arkivarer jævnligt skal aflægge tilsynsbesøg hos offentlige institutioner. Spørgsmål om, hvorvidt kommunerne ved sin behandling af arkiver handler i strid med lovgivningen, eller regler fastsat med hjemmel i denne, henhører under det almindelige kommunale tilsyn - Tilsynsrådet. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv indberetter væsentlige tilsidesættelser af arkivmæssige hensyn til Tilsynsrådet.
Kapitel 3.
Det er den enkelte offentlige institution, der er ansvarlig for arkivering. Grønlands Nationalmuseum og Arkivs funktion er at støtte de offentlige institutioner med henblik på at opnå en rationel sagsdannelse og mulighed for hurtigt at fremfinde arkiverede sager enten til eget brug eller i forbindelse med, at borgere har fået adgang til aktindsigt. Dette forudsætter hensigtsmæssige opbevaringsforhold og god orden, samt at der benyttes informationsbærende materialer af god kvalitet.
§ 6Bestemmelsen svarer indholdsmæssigt til § 8, stk. 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Arkiveringen omfatter alt informationsbærende materiale. Det vil sige ikke blot traditionelt papirmateriale men også kort, tegninger, planer, billeder, fotokopier, film og mikrofilm, grammofonplader, lydbånd og billedbånd. Også edb-materiale skal arkiveres. Under edb-arkivalier hører data af enhver art på maskinlæsbare edb-medier, herunder hulkort, hulstrimler, magnetbånd, pladelagre, disketter m.v samt materiale, som direkte knytter sig hertil, herunder f.eks. systembeskrivelser, brugervejledninger og andet dokumentationsmateriale. Inddata- og uddatamateriale, såsom indberetningsskemaer, printlister, blanketter, COM-film m.m., hvis anvendelse ikke kræver maskinudstyr, betragtes ikke som edb-materiale.
Arkiveringsforpligtelsen omfatter tillige eventuelle administrative hjælpemidler som eksempelvis kartoteker, navneregistre, postlister, visdomsbøger og lignende.
Ved arkivering af registre indeholdende personoplysninger skal iagttages de til enhver tid gældende bestemmelser i registerlovgivningen.
§ 7Stk. 1
Denne bestemmelse svarer sammen med § 9 til § 8, stk. 2 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Se også bemærkningerne til § 9.
Det påhviler de offentlige institutioner at drage omsorg for, at deres arkivalier behandles og opbevares på betryggende vis. I det følgende opereres med betegnelserne nærarkiv og fjernarkiv. Nærarkivet er kontorarkivet, hvor arkivalier opbevares, så længe de stadig benyttes i den administrative sagsbehandling. Fjernarkivet er det lokale, hvori arkiverne opbevares, fra de har mistet deres administrative betydning til de kan afleveres til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv.
Efter afsluttet sagsbehandling skal sagerne på plads i kontorarkivet. Forinden bør sagsmappen dog gennemgå en rensningsproces, hvorved dubletter, restoplag af mangfoldiggjort materiale, bøger, plastomslag og andet sagsfremmed materiale udtages. En effektiv sagsrensning kan spare meget hyldeplads og give overskuelige sager, som man hurtigt kan orientere sig i. Samtidig med sagsrensningen bør også metalclips og gummibånd fjernes, idet disse kan skade arkivalierne med at afgive rust og gennem opløsning. Se også bemærkningerne til forslagets § 16, stk. 1.
Arkiver skal opbevares under forhold, som bedst muligt sikrer arkivalierne mod enhver form for overlast. Lokaler, som benyttes til fjernarkiv, må først og fremmest være absolut tørre, da fugt er særligt ødelæggende for arkivalier. For at modvirke eventuelle vand og tøbrudsskader, bør der vælges et lokale, hvori der ikke findes vandrør. Lokalet skal være sikret mod uvedkommendes adgang. I tilfælde af vand- eller brandskade bør Grønlands Nationalmuseum og Arkiv straks underrettes, så nødhjælps- og konserveringsarbejder hurtigst muligt kan iværksættes.
Stk. 2
Denne bestemmelse er ny men svarer til den praksis, som Grønlands Nationalmuseum og Arkiv via sin konsulentvirksomhed har søgt at indføre. Bestemmelsen statuerer proveniensprincippet eller hjemmehørsprincippet - et princip om adskillelse af selvstændige arkiver. Ved at lovfæste dette princip sikres det, at sammenblandinger af forskellige offentlige institutioners arkivalier ikke finder sted, samt at det til enhver tid er muligt at identificere den offentlige institution, der har skabt eller tilvejebragt arkivalierne.
Det materiale, der er blevet til hos eller indsendt til samme offentlige institution, skal fortsat holdes sammen som en enhed afsondret fra andre arkivalier. Hvis en offentlig institution opbevarer arkiver eller dele af arkiver, som stammer fra en anden institution, skal disse behandles som særskilte arkiver, og må ikke sammenblandes med den offentlige institutions egne arkiver. Det gælder også i de tilfælde, hvor en institution er opstået ved, at flere institutioner af samme karakter er blevet sammenlagt til én institution, og når en myndighed overtager en nedlagt institutions arkivalier i forbindelse med overtagelse af dens sagsområder. Princippet finder ligeledes anvendelse ved flytning af ressortområder mellem offentlige institutioner, se herom bemærkningerne til forslagets § 8.
§ 8Bestemmelsen er ny og vedrører det tilfælde, at et ressortområde flyttes fra en offentlig institution til en anden, hvilket ikke tidligere har været reguleret. Bestemmelsen indføres udfra de samme grunde som provieniesprincippet i § 7, stk. 2; at undgå sammenblandinger af forskellige offentlige institutioners arkivalier og at kunne identificere, hvem der har skabt eller tilvejebragt arkivalierne. Endvidere ønskes det sikret, at en offentlig institution ikke slækker på kravet om forsvarlig behandling og opbevaring udfra den betragtning, at det ikke er "deres" arkivalier.
Stk. 1
I tilfælde af overførelser af sagsområder fra en offentlig insitution til en institution m.v., som ikke umiddelbart er omfattet af denne lov, jf. § 2, finder bestemmelsen kun anvendelse såfremt den modtagende institution m.v. bliver inddraget under lovens virkeområde efter bestemmelsen i § 2, stk. 2. I andre tilfælde kan der ikke ske overførelse af arkivalier til den institution, som overtager sagsområdet.
Stk. 2, 2. pkt
Bestemmelsen forudsættes kun anvendt undtagelsesvis. Situationer, hvor bestemmelsen tænkes anvendt er eksempelvis, at den modtagende offentlige institution har behov for sådanne arkivalier til at varetage det overtagne sagsområde, enten generelt eller i en konkret sag. Bestemmelsen vil ikke kunne anvendes i situationer, hvor den modtagende institution m.v. ikke er omfattet af loven.
Stk. 3
Bestemmelsen er en understregning af, at proveniens- eller hjemmehørsprincippet også gælder i de tilfælde, hvor en offentlig institution er kommet i besiddelse af andre institutioners arkivalier i kraft af en overførelse af sagsområder.
§ 9Bestemmelsen svarer sammen med § 7, stk. 1 til § 8, stk. 2 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Landsstyret har endnu ikke fastsat sådanne regler, hvorfor praksis fra Grønlands Nationalmuseum og Arkiv har været at følge retningslinierne fra de danske regler.
Med hensyn til opbevaring af arkivalier kan der fastsættes regler om arkivlokalers tilgængelighed, sikkerhedsforskrifter i forhold til uvedkommende adgang, tyveri- brand- og vandskade, lokaleforhold og indeklima, herunder temperatur og luftfugtighed. De krav, der fastsættes, vil naturligvis tillige gælde opbevaring af arkivalier, der er afleveret til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv.
Om behandlingen af arkivalier vil der kunne fastsættes regler om sagsdannelse, løbende sagsrensning, materialer, journalisering og ikke mindst kassation.
Bestemmelsens andet led indebærer, at regler der skal gælde den kommunale forvaltning, forinden de sættes i kraft, skal være forhandlet med De Grønlandske Kommuners Landsforening, KANUKOKA. Reglerne bør tage udgangspunkt i de regler, som gælder for de øvrige offentlige institutioner.
§ 10Bestemmelsen svarer til § 12 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Stk. 1
I stk. 1 er det i forhold til den tidligere bestemmelse præciseret, at erhvervelse heller ikke kan ske ved ekstinktion.
Det følger af bestemmelsen, at offentlige institutioners arkivalier forbliver offentlig ejendom. Arkivalier må ikke gøres til genstand for overdragelse, jf. dog § 8, stk. 1 og § 15, stk. 3.
Bestemmelsen vedrører såvel arkivalier, der kan opfattes som herreløse, som arkivalier fra nu- værende og tidligere myndigheder - eksempelvis fra koloniforvalterne. Med bestemmelsen om ekstinktions- og hævdserhvervelse sigtes til lovregler og praksis om erhvervelse i god tro.
Stk. 2
Uanset, at den, der måtte være i besiddelse af arkivalierne, har erhvervet disse i god tro, så skal arkivalierne afleveres til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv uden, at der skal godtgøres herfor. Der vil derimod eventuelt, efter tingsretlige regler og retsgrundsætninger, kunne rettes krav mod de, som tidligere har haft dokumenterne i besiddelse.
§ 11Bestemmelsen i § 11 svarer til § 9, stk. 2, 3. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Bestemmelsen må ses som en naturlig konsekvens af bestemmelsen i § 12 om, at journal- og arkivplaner skal forelægges Grønlands Nationalmuseum og Arkiv til godkendelse sammenholdt med Grønlands Nationalmuseum og Arkivs rådgivningsforpligtelse efter § 5, stk. 1.
De vejledende retningslinier, som Grønlands Nationalmuseum og Arkiv fastsætter, skal naturligvis være i overensstemmelse med de rammer, som Landsstyret måtte fastsætte i medfør af § 9. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan ikke med henvisning til de vejledende regler udstede påbud, men bestemmelserne har på trods heraf stor reel betydning, idet nye journal- og arkivplaner og, i et vist omfang, ændring af eksisterende planer skal forelægges Grønlands Nationalmuseum og Arkiv til godkendelse, jf. § 12.
Journalsystemerne bør være emneopdelt, og man bør operere med faste journalperioder, f.eks. på 5 eller 10 år, idet det ellers ikke er muligt at gennemføre forsvarlige og rationelle kassationer i arkivet. For edb-journalplaner bør gælde samme regler for opbygning og periodisering som for traditionelle journalplaner. Af hensyn til lagerkapaciteten kan det dog være nødvendigt at operere med kortere journalperioder.
Vejledende retningslinier findes på nuværende tidspunkt i "Offentlige institutioners arkiver - Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier" udgivet af Kalaallit Nunaatta Toqqorsivia (Grønlands Arkiv) i 1987 og i "Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier hos de grønlandske kommuner" udgivet af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv i 1991.
§ 12§ 12 svarer til § 9, stk. 2, 1. og 2. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Bestemmelsen hænger sammen med Grønlands Nationalmuseum og Arkivs forpligtelse til at føre tilsyn med behandling af arkivalier og hensynet til, i institutionernes interesse, at opnå en rationel sagsgang og mulighed for effektivt at kunne fremfinde arkiverede sager.
Stk. 1
Såfremt der er eksisterende journal- og arkivplaner, som endnu ikke er godkendt efter de tidligere bestemmelser herom, vil disse også være omfattet af stk. 1.
Stk. 2
Oprettelse af nye journalpunkter indenfor den eksisterende journalstruktur vil kunne ske uden godkendelse.
§ 13Grønlands Nationalmuseum og Arkiv fastsætter vejledende retningslinier for kassation af arkivalier, der ikke er bevaringsværdige. Disse retningslinier skal være i overensstemmelse med de rammer, som Landsstyret måtte fastsætte i medfør af § 9, se også bemærkningerne hertil.
På nuværende tidspunkt findes sådanne vejledende retningslinier i "Offentlige institutioners arkiver - Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier" udgivet af Kalaallit Nunaatta Toqqorsivia (Grønlands Arkiv) i 1987 og i "Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier hos de grønlandske kommuner" udgivet af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv i 1991.
§ 14§ 14 svarer til bestemmelsen i § 10 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Reglen om godkendelse er dog strammet lidt, idet det nu udtrykkeligt fremgår, at godkendelse skal være skriftlig.
Stk. 1
Allerede af ressourcemæssige grunde er det klart, at kun en mindre del af de offentlige institutioners arkivalier kan bevares. De betydelige datamængder, der produceres i et moderne informationssamfund, må bringes på en anvendelig og overskuelig form ved hensigtsmæssig tilrettelæggelse af papir- og informationsgangen i institutionerne og ved systematisk kassation af ikke-bevaringsværdigt materiale, eksempelvis overflødige kopier, ensartede sager, materiale af rutinemæssig eller orienterende karakter, etc.
For de fleste forvaltningsmyndigheder er der udarbejdet interne retningslinier for kassation, som er godkendt af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. I modsat fald kan kassation kun ske efter konkret skriftlig godkendelse. At Grønlands Nationalmuseum og Arkiv har godkendt f.eks. et direktorats interne kassationsforskrifter er ikke til hinder for, at kassation konkret kan godkendes i videre omfang.
Kassation af arkivalier kan endvidere finde sted efter de vejledende retningslinier, som Grønlands Nationalmuseum og Arkiv har fastsat, jf. § 13 og bemærkningerne hertil.
Herudover kan der i anden lovgivning være fastsat særlige regler om kassation af arkivalier. Sådanne regler findes eksempelvis i § 9, stk. 3 i Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre. Der skal således fastsættes særlige bestemmelser for kassation af oplysninger i offentlige myndigheders edb-registre indeholdende personoplysninger i forskriften for det enkelte register, jf. § 6, stk. 2 i Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre.
Stk. 2
Arkivalier, der er bestemt til kassation, skal destrueres. De kan ikke afleveres til hverken Grønlands Nationalmuseum og Arkiv eller til andre. Destruktion kan ske ved makulering, afbrænding eller på lignende forsvarlig vis. Destruktion af arkivalier bør altid foregå under opsyn. Det er den offentlige institutions pligt at sørge for, at destruktionen sker på en måde, der sikrer at ingen uvedkommende kan komme i besiddelse af arkivalierne
Kapitel 4.
§ 15
Stk. 1
Bestemmelsen svarer til § 11, stk. 1, 1. og 2. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, og indebærer en forpligtelse for såvel Grønlands Nationalmuseum og Arkiv til at modtage arkivalier, som for de offentlige institutioner til at aflevere arkivalier.
Arkivalier, der er 15 år gamle eller ældre er Grønlands Nationalmuseum og Arkiv forpligtet til at modtage, når arkivaliernes administrative betydning for den afleverende offentlige myndighed er ophørt, og eventuelle kassationsfrister er udløbet.
Aflevering af arkivalier tidligere kan ske efter særlig aftale med Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, og kun såfremt arkivaliernes administrative betydning for den afleverende myndighed er ophørt og eventuelle kassationsfrister er udløbet. Se om kassation § 14 samt bemærkningerne hertil.
Alderskriteriet regnes fra den enkelte arkivenheds afslutningsår. Arkivenheder er de enkelte fysiske enheder, der udgør arkivalierne, eksempelvis en protokol, et sagslæg, en mikrofilm, et magnetbånd eller en enhed frembragt ved arkivdannelsen. Praktiske årsager, som eksempelvis længden af journalperioder, kan dog indebære, at der kan medgå et vist tidsrum udover 15 år, inden afleveringen er endelig gennemført.
Hvis ikke anden aftale er truffet, må Grønlands Nationalmuseum og Arkiv af praktiske årsager kunne forlange, at afleveringen omfatter sammenhængende rækker af sager, protokoller m.v., idet tilfældige småafleveringer kræver uforholdsmæssigt stort ordningsarbejde. I de vejledende retningslinier: "Offentlige institutioners arkiver - Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier" udgivet af Kalaallit Nunatta Toqqorsivia i 1987 anbefales, i afsnit 4, at afleveringen omfatter alle institutionens afleveringspligtige arkivalier indtil et bestemt skæringsår.
Arkivalier, som til stadighed anvendes, skal ikke afleveres. Dette betyder, at uafsluttede sager ikke kan afleveres. Afleveringspligten gælder heller ikke arkivalier, der er en del af en offentlig institutions videnskabelige samlinger.
Der kan i medfør af anden lovgivning være fastsat særlige afleveringsfrister.
Stk. 2
Bestemmelsen svarer til § 11, stk. 1, 3. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Stk. 2 indebærer, at der ikke, end ikke midlertidigt, kan afleveres til andre end Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Der kan således for eksempel ikke oprettes særlige kommunale arkiver, hvor den kommunale forvaltning kan opbevare arkivalier, som ikke længere anvendes af forvaltningen. Den enkelte myndighed eller institution kan derimod oprette fjernarkiver, hvor de sager, som ikke længere har betydning for myndighedens virksomhed, kan opbevares indtil aflevering kan finde sted, se også bemærkningerne til § 7, stk. 1. Ved oprettelse af fjernarkiver skal der tages hensyn til ikke at besværliggøre mulighederne for at give borgere aktindsigt efter sagsbehandlingsloven og offentlighedsloven.
Stk. 3
Bestemmelsen svarer til § 11, stk. 3 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Bestemmelsen er en undtagelse fra hovedreglen om, at Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kun er forpligtet til at modtage arkivalier, der er ældre end 15 år, jf. stk. 1.
Når en offentlig institution overtager sagsområder fra en anden institution, som ophører, og derfor overtager dennes arkivalier, skal disse holdes adskilt fra den overtagende offentlige institutions egne arkivalier, jf. § 7, stk. 2. De arkivalier der kan overtages er udelukkende uafsluttede sager og sager, som kan få administrativ betydning for den institution, der nu skal tage sig af sagsområdet. Se også bemærkninger til § 8 om ændringer i ressortområder mellem eksisterende offentlige institutioner.
§ 16Stk. 1
Bestemmelsen svarer sammen med stk. 2 til § 11, stk. 4, 1. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, hvorefter arkivalier, der afleveres skal ordnes, mærkes, pakkes og fortegnes efter regler fastsat af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Dog er det nu er udtrykkeligt fastsat, at der forinden afleveringen skal foretages sagsrensning.
Ved sagsrensning forstås en gennemgang af den enkelte sag, hvor dubletter, restoplag af mangfoldiggjort materiale, bøger, plastomslag og andet sagsfremmed materiale udtages. Også metalclips og gummibånd skal fjernes, idet disse kan skade arkivalierne ved at afgive rust og gennem opløsning kan skade arkivalierne. Det følger allerede af bemærkningerne til § 14, stk. 2, at arkivalier, der er bestemt til kassation ikke kan afleveres.
§ 16 gælder ikke for aflevering af arkivalier, som en offentlig institution har overtaget fra nedlagte institutioner, jf. § 15, stk. 3. Sådanne kan afleveres i den stand de forefandtes ved overtagelsen.
Stk. 2
Vejledende retningslinier findes på nuværende tidspunkt i pjecen "Offentlige institutioners arkiver - Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier" udgivet af Kalaallit Nunatta Toqqorsivia i 1987. Disse indeholder blandt andet i afsnit 2, bestemmelser om krav til arkivæsker, om kartoteker, anbringelse af mærkater og anvendelse af lim og i afsnit 3 bestemmelser om ordning og afleveringsfortegnelser.
Stk. 3
Bestemmelsen svarer i praksis til § 11, stk. 4, 2. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Udgifter der skal afholdes i forbindelse med afleveringen er, udover transportomkostninger, indkøb af arkivæsker og andre nødvendige materialer til pakning og mærkning. Såfremt den afleverende myndighed ikke har opfyldt sin forpligtelse til at rense sager og foretage løbende kassation, kan Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, som alternativ til at nægte at modtage arkivalierne indtil forholdet er bragt i orden, afkræve en rimelig betaling for at udføre arbejdet.
Udgifter forbundet med opbevaring af arkivalier efter afleveringen dækkes af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Dette følger af Grønlands Nationalmuseum og Arkivs forpligtelse til at modtage og opbevare arkivalier efter bestemmelserne i § 15.
§ 17Bestemmelsen svarer til § 11, stk. 5 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Det forudsættes fortsat, at kun arkivalier, som institutionen selv har afleveret, kan hjemlånes til tjenstligt brug.
Tilfælde, hvor det kan blive nødvendigt at hjemlåne sager til tjenstligt brug, kan eksempelvis være ved behandling af en anmodning om aktindsigt efter sagsbehandlingsloven og offentlighedsloven. Denne situation kan forekomme i de tilfælde, hvor arkivalierne endnu ikke er blevet offentligt tilgængelige efter bestemmelserne i kap. 5.
Efter udløbet af tilgængelighedsfristerne vil der næppe fremkomme anmodninger om aktindsigt, idet adgangen til benyttelse af arkivalier efter arkivlovgivningens regler som udgangspunkt vil være mere vidtgående end retten til aktindsigt, jf. bemærkningerne til kap. 5.
Kapitel 5.
Spørgsmål om aktindsigt efter sagsbehandlingsloven og offentlighedsloven berøres ikke af, at arkivalierne måtte være afleveret til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, jf. bemærkningerne til § 17. Bestemmelserne i arkivlovgivningen om benyttelse af arkivalier vil således være subsidiær i forhold til reglerne om aktindsigt, indtil det tidspunkt, hvor arkivalierne efter arkivlovgivningen bliver offentligt tilgængelige.
I det øjeblik arkivalierne efter arkivlovgivningen bliver offentligt tilgængelige, vil adgangen til arkivbenyttelse være mere vidtgående end retten om aktindsigt. I modsætning til en anmodning om aktindsigt kræver benyttelse af arkivalier efter denne landstingslov ikke, at den, som ønsker at benytte arkivalierne angiver de dokumenter eller den sag, der ønskes indsigt i. Eksempelvis vil en historisk undersøgelse typisk tage sit udgangspunkt i en undersøgelse af, om der findes arkivalier med oplysninger om det emne, som søges belyst.
Adgangen til arkivbenyttelse er betinget af, at arkivalierne har opnået en vis alder, jf. §§ 18-20. Formålet med disse bestemmelser, der begrænser offentlighedens adgang til arkiverne er at sikre mod krænkelse af berettigede offentlige eller private interesse, der med rette kan forventes hemmeligholdt. I denne sammenhæng anses enkeltpersoner at have krav på en langvarig hemmeligholdelse af sensitive, muligt belastende oplysninger om deres private forhold.
Den almindelige tilgængelighedsfrist er fastsat til 25 år, jf. § 18. Hertil er der i §§ 19-20 angivet særlige undtagelser. Andre undtagelser kan følge af anden lovgivning. Ved henvendelser om arkivadgang, må Grønlands Nationalmuseum og Arkiv konstatere, om den konkrete henvendelse vedrører arkivalier, der er offentligt tilgængelige forinden der gives arkivadgang. Det skal understreges, at enhver har adgang til arkivalier, der er offentligt tilgængelige. Der kan således ikke stilles særlige krav til de, der måtte ønske arkivadgang.
§ 18§ 18 svarer indholdsmæssigt til § 14, stk. 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. og fastsætter den almindelige tilgængelighedsfrist til 25 år. Som udgangspunkt vil der altså gå 10 år fra afleveringen, til arkivalierne bliver offentligt tilgængelige. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv bør af hensyn til den almindelige adgang til arkivet opbevare ikke-tilgængelige og tilgængelige arkivalier adskilt.
25-års reglen finder trods bestemmelsen i § 19 anvendelse på arkivalier indeholdende personlige oplysninger, når disse ikke er belastende men blot af almindelig karakter f.eks. neutrale civilstandsoplysninger. Såfremt der undtagelsesvist skulle være et velbegrundet behov for mere end 25 års beskyttelse, kan særlig tilgængelighedsfrist aftales med hjemmel i § 20, stk. 1, se bemærkningerne hertil.
Arkivalierne er efter udløbet af tilgængelighedsfristen tilgængelige for enhver.
§ 19Bestemmelsen svarer til § 14, stk. 2 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Bestemmelsen beskytter oplysninger om rent private forhold af muligt belastende karakter. Således oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale og økonomiske problemer samt misbrug af nydelsesmidler. Derimod bør 80-års reglen ikke anvendes på ikke-belastende oplysninger af almindelig karakter f.eks. neutrale civilstandsoplysninger. Såfremt der undtagelsesvist skulle være et velbegrundet behov for mere end 80 års beskyttelse, kan særlig tilgængelighedsfrist aftales med hjemmel i § 20, stk. 1, se bemærkningerne hertil.
Som eksempel på arkivalier, der er omfattet af 80-års reglen, kan nævnes personalesager, sociale klientsager, sager om adoption, skolepsykologiske rapporter samt selvangivelser og skattesager. Hvorvidt 80-års reglen finder anvendelse må vurderes konkret af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, om nødvendigt i samråd med den offentlige institution, der har skabt arkivalierne.
§ 20Stk. 1
Bestemmelsen er en uddybning og præcisering af § 14, stk. 3 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Ved fortolkning af § 20 skal der lægges afgørende vægt på, at forlængelse af tilgængelighedsfrist-erne i §§ 18-19 kun kan foretages i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til beskyttelse af væsentlige hensyn til de i bestemmelsen nævnte interesser. Disse interesse svarer til de, der kan undtage dokumenter for aktindsigt efter sagsbehandlingsloven og offentlighedsloven. Det er i denne forbindelse forudsat, at de i § 20 nævnte beskyttelseshensyn for så vidt angår arkivadgang vil gøre sig gældende med mindre vægt end i spørgsmål om aktindsigt efter sagsbehandlingsloven og offentlighedsloven, hvilket skyldes den tid, der går førend arkivalierne er offentligt tilgængelige - henholdsvis 25 år og 80 år. En forlængelse af tilgængelighedsfristen i § 19 forudsættes kun at kunne forekomme i yderst sjældne tilfælde.
Væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, der kan begrunde fastsættelse af en længere tilgængelighedsfrist kan f.eks. være rigets sikkerhed og forsvar, rigets udenrigspolitiske og udenrigsøkonomiske interesser, offentlige og private økonomiske interesser, herunder interesser i beskyttelse af oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder, offentlig kontrol, planlægnings- og reguleringsforhold samt tiltag i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen og brevveksling til brug i retssager eller til overvejelse af, hvorvidt retssag skal føres.
Den, der afleverer private arkivalier, kan fastsætte en hvilken som helst tilgængelighedsfrist eller endog utilgængelighed, jf. § 28, stk. 2.
Stk. 2
Bestemmelsen er ny og en ændring i forhold til, hvad der tidligere fremgik af bemærkningerne til § 14, stk. 3 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, idet fastsættelse af en længere frist da kunne ske i forbindelse med afleveringen eller senere.
Bestemmelsen er fastsat af hensyn til at undgå, at en offentlig institution aftaler at dens arkivalier generelt skal være utilgængelige i en længere periode, og tilgodeser dermed forudsætningen om størst mulig åbenhed med hensyn til adgang til offentlige arkiver.
§ 21Bestemmelsen er ny, men er en understregning af, hvad der vil følge af almindelige principper.
Der tænkes her på aftaler, som engang i fremtiden måtte blive indgået med hjemmel i bestemmelsen i § 3. Se også bemærkningerne til § 3.
Arkivalier, der er deponeret hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv efter den aftale, der i dag er indgået mellem Landstyret og rigsmyndighederne om deponering af arkivalier hidrørende fra rigsmyndighedernes institutioner i Grønland hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, er ikke offentligt tilgængelige.
§ 22Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds afslutningsår. Det vil sige, at eksempelvis alle sager afsluttet i 1995 vil, hvis de er omfattet af § 18, være tilgængelige i 2020, uanset hvornår i 1995 de er afsluttet.
§ 23Stk. 1
§ 23, stk. 1 svarer til § 14, stk. 6, 1. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Dog er dispensationsadgangen udvidet til også at gælde, hvor der er aftalt andre tilgængelighedsfrister, end der følger af de almindelige regler, forudsat, at den afleverende myndighed giver tilladelse hertil, jf. stk. 2.
Forskning er ikke tænkt knyttet til faget historie i snæver forstand men også til alle andre discipliner, som arbejder på grundlag af historiske data. Det er derimod en forudsætning for, at der kan dispenseres fra tilgængelighedsfristerne, at der er tale om forskning i videnskabelig forstand. En betydelig del af arkivbenyttelsen vil knytte sig til journalistisk arbejde eller enkeltpersoners forskning i eksempelvis slægts- eller egnshistorie. Til fordel for sådan "forskning" vil der ikke kunne dispenseres fra tilgængelighedsfrister..
Det er forudsat, at Grønlands Nationalmuseum og Arkiv benytter sin dispensationsadgang med forsigtighed og kun i de tilfælde, hvor der er tale om en berettiget forskningsmæssig interesse. I praksis skal Grønlands Nationalmuseum og Arkiv vurdere dels karakteren af oplysninger, der ønskes indsigt i, dels formålet med ønsket. Ønsket om størst mulig adgang til offentlige arkivalier, og muligheden for i medfør af stk. 3 at fastsætte vilkår til en dispensation skal dog også tages i betragtning ved behandling af sager om dispensation.
Stk. 2
Bestemmelsen i stk. 2 er ny og en konsekvens af den udvidelse af dispensationsadgangen, som følger af stk. 1.
Bestemmelsen er ikke til hinder for, at den afleverende myndighed giver et generelt, eventuelt betinget, tilsagn om, at der kan dispenseres fra tilgængelighedsfristerne i forbindelse med forskningsbrug.
Stk. 3
Stk. 3 svarer til § 14, stk. 6, 2. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990.
Betingelserne fastsættes under hensyn til karakteren af de oplysninger, der gives adgang til. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan f.eks. vælge at gennemgå de arkivenheder, der gives adgang til efter dispensationen, og udtage dokumenter der måtte indeholdende belastende oplysninger, eller der kan udstedes forbud mod offentliggørelse eller videregivelse af belastende oplysninger.
Det er ikke et krav, at den der får dispensation, skriftligt forpligter sig til at respektere hensynet til privatlivets fred, men der bør i hvert fald gøres opmærksom på bestemmelsen i § 25 om ansvar for misbrug af følsomme oplysninger.
§ 24Stk. 1
Bestemmelsens andet led - vejledningspligten - svarer til § 15, stk. 1 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Det er som noget nyt udtrykkeligt fastsat, at arkivalierne som udgangspunkt kun kan benyttes hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Undtagelser hertil er fastsat i stk. 2.
Vejledningen vil kunne bestå i hjælp til at fremfinde konkrete sager eller dokumenter, eller orientering om, hvordan arkivet kan benyttes til informationssøgning, vejledning i slægtsforskning, læsning af datamedier m.v.
Stk. 2
Bestemmelsen svarer til § 15, stk. 2, 2. pkt. i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Udlån kan kun ske til forskningsbrug. Forskning afgrænses på samme måde som efter § 23 om dispensationer. Forskning er således ikke tænkt knyttet til faget historie i snæver forstand.
Grønlands Nationalmuseum og Arkiv er ikke forpligtet til at lade arkivalier udlåne, men bør være behjælpelig indenfor rimelighedens grænser. Udfra et hensyn til Grønlands Nationalmuseum og Arkivs arbejsområde og udfra et ressourcemæssigt synspunkt, må det anses som en forudsætning, at udlån kun sker, når det materiale som ønskes til låns er af et begrænset omfang og kan fremfindes uden uforholdsmæssigt stort besvær.
Lignende institutioner, hvortil arkivalier kan udlånes til benyttelse kan eksempelvis være universiteter og andre højere læreanstalter. Det følger af bestemmelsen modsætningsvis, at der ikke kan ske udlån til privatpersoner.
En offentlig institution vil altid kunne hjemlåne arkivalier, den selv har afleveret, jf. § 17. Hjemlån kan dog kun ske til tjenstligt brug og altså ikke til videreudlån.
Bestemmelsen gælder kun de originale dokumenter og er således ikke til hinder for, at materiale, der er offentligt tilgængeligt, fremsendes i kopi til benyttelse hvor som helst af hvem som helst. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv bør indenfor rimelighedens grænser være behjælpelig med at imødekomme ønsker herom. Den, som ønsker kopi fremsendt bør med rimelig nøjagtighed angive det materiale, som ønskes tilsendt. Er det ikke tilfældet kan Grønlands Nationalmuseum og Arkiv henvise til, at benyttelsen må ske hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv.
§ 25Bestemmelsen er ny i forhold til Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, idet reglen om tavshedspligt nu gælder generelt når der gives dispensation til arkivadgang og ikke kun, som tidligere, hvor det kunne pålægges som et vilkår for dispensationen.
Bestemmelsen tilsigter for det første at lette administrationen af ansøgninger om adgang til ikke-tilgængelige arkivalier men også at sikre, at der ikke sker misbrug af fortrolige oplysninger, som måtte findes i de arkivalier, der gives adgang til ved dispensation efter § 23.
En oplysning er fortrolig, når den ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som sådan, eller når hemmeligholdelse i øvrigt er nødvendig af hensyn til væsentlige offentlige eller private interesser.
Videregivelse, offentliggørelse og udnyttelse må ikke ske uberettiget. Dette forstås således, at oplysningerne naturligvis kan benyttes, som en del af et materiale, der offentliggøres, når blot der ikke herved sker krænkelse af enkeltpersoners integritet eller anden beskyttelsesværdig interesse. Personer må f.eks. ikke kunne genkendes.
§ 26Bestemmelsen er ny i forhold til Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 men i overensstemmelse med den praksis, Grønlands Nationalmuseum og Arkiv hidtil har ført.
Stk. 1
Benyttelse kan kun nægtes, hvis arkivenheden er i så dårlig stand, at den ikke tåler benyttelse på sædvanlig vis.
Stk. 2
Hvis det er muligt uden yderligere skade for arkivenheden, kan Grønlands Nationalmuseum og Arkiv ikke nægte at foretage affotografering og på den måde alligevel give adgang til benyttelse.
§ 27Det vil som udgangspunkt være tale om en vederlagsfri service overfor forskning og offentligheden. Men bestemmelsen åbner mulighed for, at der kræves betaling for mere omfattende og ressourcekrævende ydelser. Som eksempel herpå kan nævnes betaling for kopier af arkivalierne, samt mere tidskrævende hjælp fra ansattes side, eksempelvis ved fremfinding af bestemte arkivalier.
Kapitel 6.
Dette kapitel ser noget anderledes ud end det tilsvarende kapitel i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990. Den primære begrundelse herfor er, at dette forslag til Landstingslov om arkivvæsen tilsigter at regulere offentlige institutioners arkivering og den del af arkivvæsenets samlede virksomhed, som Grønlands Nationalmuseum og Arkiv er forpligtet til at udføre.
Det er ikke hensigten at ændre ved de godkendte museers, jf. det samtidigt fremlagte forslag til Landstingsforordning om museumsvæsen, rolle i arkivmæssig sammenhæng. Disse museer er ikke nævnt i loven, da de ikke er forpligtede til at udføre opgaver efter denne.
Enhver kan i princippet oprette private arkiver. Ved private arkiver forstås arkiver, der er oprettet af enkeltpersoner eller institutioner m.v., som ikke er omfattet af § 2, stk. 1-2. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv har ikke mulighed for at øve indflydelse på, hvor sådanne arkiver afleveres. Disse arkiver er ikke omfattet af lovens bestemmelser om opbevaring, kassation, aflevering m.v., og den afleverende parts bestemmelser om aflevering skal til enhver tid respekteres.
Private arkivalier kan erhverves ved gave, køb eller testamente. Der er intet til hinder for, at der kan træffes aftale om deponering af private arkivalier hos Grønlands Nationalmuseum og Arkiv eller, at der til en sådan aftale knyttes vilkår om opbevaring, tilgængelighed og tilbagelevering.
Private arkivalier vil være omfattet af Landstingsforordning om museumsvæsen, og der er derfor ikke fundet anledning til at medtage bestemmelser, som svarer til bestemmelserne i kap. 8 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 om beskyttelse af kulturværdier for så vidt arkivalier angår. Dog er der givet Grønlands Nationalmuseum og Arkiv adgang til at kopiere private arkivalier, der ønskes udført af landet, hvis disse er af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, se bemærkningerne til § 29.
§ 28Stk. 1
Bestemmelsen svarer til § 13, stk. 2 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 med de ændringer, der følger af, at loven nu kun gælder for Grønlands Nationalmuseum og Arkivs forpligtelser i arkivmæssig henseende.
Private arkivalier skal behandles i overensstemmelse med de vilkår, som er fastsat ved afleveringen. Det kan herunder aftales, at arkivalier deponeres og senere tilbageleveres, og der kan fastsættes særlige frister for eventuel offentlig tilgængelighed.
Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan ikke nægte at modtage private arkivalier, der er af forskningsmæssig og almenkulturel betydning i den forstand, at de tjener til at belyse Grønlands kulturelle og samfundsmæssige udvikling. Private arkivalier er ikke omfattet af bestemmelserne i kap. 3 og 4, og kan således afleveres på et hvilket som helst tidspunkt, og i hvilken som helst stand.
Stk. 2 og 3
Disse bestemmelser fastsætter, efter hvilke regler private arkivalier behandles, når der ikke ved afleveringen er fastsat bestemmelser herom. I så fald falder man tilbage på de regler, der gælder om tilgængelighed og benyttelse for offentlige institutioners arkivalier.
§ 29Bestemmelsen er ny og skal ses, som en følge af, at bestemmelserne i kap. 8 i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 om bevarelse af kulturværdier ikke videreføres for så vidt arkivalier angår.
Grønlands Nationalmuseum og Arkiv skal have adgang til at kopiere private arkivalier, der er af forskningsmæssig eller almenkulturel betydning, såfremt disse skal udføres fra landet. Afgørelsen, af om private arkivalier har en sådan betydning, træffes af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Den, der ejer private arkivalier og påtænker at udføre dem af landet skal kontakte Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, som tager stilling til om de ønskes kopieret eller ej.
Kapitel 7.
§ 30
Det er nyt, at overtrædelse af bestemmelser om afleveringsforpligtelser kan sanktioneres. Sanktionsbestemmelser findes i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990 i § 28, og vedrører kun bestemmelser i denne forordnings kapitel 8 om beskyttelse af kulturværdier. Dette kapitel er erstattet af § 29 i denne lov og overtrædelse af denne bestemmelse kan sanktioneres med bøde.
Kapitel 8.
§ 31
Stk. 2
Bestemmelsen ophæver de bestemmelser i Landstingsforordning nr. 4 af 18. maj 1990, der vedrører arkivmæssige forhold, hvilket er;
§ 1, stk. 1, 2. pkt, § 3, stk. 1, nr. 3, § 5, stk. 2, §§ 7-15, § 18 og § 26 samt §§ 19-20, § 23, stk. 2, nr. 5 og § 28 for så vidt de angår arkivvæsenet.
§ 32Der findes i øjeblikket ingen bekendtgørelser på området.
De administrative forskrifter, der stadig er gældende på området er Kultur- og Undervisningsdirektoratets cirkulære nr. 3 af 1987 om kassation af arkivalier i de kommunale forvaltninger, samt de vejledende retningslinier i "Offentlige institutioners arkiver - Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier" udgivet af Kalaallit Nunaata Toqqorsivia (Grønlands Arkiv) i 1987 og i "Bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier hos de grønlandske kommuner" udgivet af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv i 1991.