Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 2 af 16. december 1983 om forskrifter for Det fælleskommunale grønlandske Persondatasystem på Kommunedata I/S.

I henhold til § 7, stk. 1, § 20 og § 29, stk. 2, i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre, jfr. § 19 i lov nr. 577 af 29. november 1978 om Grønlands Hjemmestyre, fastsættes følgende:

 

Kapitel 1
Registerets navn og formål m.v.

§ 1. Registerets navn er Det fælleskommunale grønlandske Persondatasystem på Kommunedata I/S.
Stk. 2. Kommmunalbestyrelsen er registeransvarlig myndighed for den del af registeret, som indeholder oplysninger om personer, der er tilmeldt folkeregisteret i kommunen, og for historiske oplysninger, der stammer fra kommunen
Stk. 3. Grønlands Hjemmestyre er registeransvarlig myndighed for den del af registeret, som indeholder oplysninger om personer, der er tilmeldt folkeregisteret i Grønlands Hjemmestyres danmarkskontor for områderne i Grønland uden for den kommunale inddeling, samt for historiske oplysninger, der stammer fra dette folkeregister.

§ 2. Formålet med registeret er at levere udtræk af folkeregisteroplysninger til de kommunale forvaltninger/Grønlands Hjemmestyres danmarkskontor.
Stk. 2. Registeret har endvidere til formål at levere materiale til brug for udarbejdelse af lokale vejvisere.
Stk. 3. Endelig har registeret til formål at levere materiale til brug ved administrationen af boligstøtteordningen ved rigsombudet i Grønland.

§ 3. Registeret må kun føres på Kommunedata.

 

Kapitel 2
Registerets indhold, anvendelse og sletning

§ 4. Registeret må kun indeholde oplysninger om de personer, der er tilmeldt folkeregisteret i kommunen/Grønlands Hjemmestyres danmarkskontor.

§ 5. Registeret må kun indeholde de typer af oplysninger, der er nævnt i bilag 1 til forskrifterne.
Stk. 2. Oplysninger i registeret må kun tilvejebringes ved maskinel overførsel fra Det centrale Personregister. Dog må oplysninger om telefonnumre og firmaoplysninger tilvejebringes ved indberetning fra kommunen. Oplysninger om lånenumre i forbindelse med boligstøtteordningen må tilvejebringes ved indberetning fra rigsombudsmanden i Grønland (boligstøtteudvalget).
Stk. 3. Såfremt oplysninger konverteres til maskinlæsbare medier uden for kommunen/Hjemmestyrets danmarkskontor, skal inddatamaterialet tilintetgøres eller returneres til kommunen efter endt brug.
Stk. 4. Der skal foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

§ 6. Databehandling må kun bestå i ajourføring af registerets oplysninger samt bearbejdning af oplysninger med henblik på frembringelse af det i stk. 2 nævnte uddatamateriale.
Stk. 2. Fra registeret kan udskrives valglister, valgkort, lister m.v. til brug ved indskrivning af børn i skoler, materiale til brug ved administration af børnetilskudsordningen, lister over slettede historiske oplysninger, registerindsigtsmeddelelser, fejl- og advislister, lister eller magnetbånd til brug for udfærdigelse af lokale vejvisere, lister og/eller selvklæbende etiketter på den personkreds, der har været folkeregisterbevægelser på en given periode, lister til brug ved beregningen af tilskud til terminsydelsen for ejendomme med boligstøttelån, samt andre lister, statistikker og oversigter.
Stk. 3. Til brug for kommunernes og Grønlands Hjemmestyrets skatteadministration må der maskinelt overføres folkeregisteroplysninger til skattedirektoratets mandtalsfil med henblik på samkøring med lønoplysninger for offentligt ansatte og skatteoplysninger. Regler for disse samkøringer og for det materiale, der fremkommer som resultat af samkøringerne, samt regler for Kommunedata's udskrivning iøvrigt af lister til skatteadministrationen i Grønland er fastsat i "Forskrifter for Skattedirektoratets Mandtalsfil", der er udstedt af Grønlands Hjemmestyre.
Stk. 4. Udskrivning fra registeret må kun finde sted på Kommmunedata.

§ 7. Kommunedata skal ajourføre registeret dagligt i overensstemmelse med ajourføringen af Det centrale Personregister.

§ 8. Registrerede oplysninger, der på grund af deres alder eller af andre grunde har mistet deres betydning for varetagelsen af registerets opgaver, skal slettes.
Stk. 2. Oplysninger, der er overført til historisk register, skal slettes senest 27 måneder efter, at oplysningerne er overført til dette register. Historiske oplysninger på den seneste adresse-, civilstands- og personnummerændring må dog opbevares uanset alder.

 

Kapitel 3
Sikkerhedsforanstaltninger i kommunen/Grønlands Hjemmestyre

§ 9. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i kommunen til uddybning af de regler, der er fastsat i kapitel 3-7. Reglerne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, samt retningslinier for tilsynet med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for kommunen. I reglerne skal der tillige udpeges en ledende embedsmand til at forestå iværksættelse af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne, jfr. dog stk. 2.
Stk. 2. Borgmesteren skal i overensstemmelse med nærværende forskrifter samt de yderligere, lokalt fastsatte regler lede sikkerhedsarbejdet i kommunen.
Stk. 3. Grønlands Hjemmestyre skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i Grønlands Hjemmestyres danmarkskontor, jfr. stk. 1.

§ 10. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares i kommunen/danmarkskontoret efter reglerne i §§ 11 og 12, medmindre udskriften indgår i en konkret sag i kommunen/danmarkdskontoret om enkelte registrerede personer.

§ 11. Udskrifter fra registeret må kun anvendes af de af kommunens/danmarkskontorets medarbejdere, som er beskæftiget med administration af den opgave, som den pågældende udskrift vedrører.
Stk. 2. Medarbejdere i andre dele af forvaltningen i kommunen/danmarkskontoret kan dog få adgang til udskrifter, såfremt oplysningerne er af væsentlig betydning for vedkommende forvaltnings virksomhed, eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som denne del af forvaltningen skal træffe.
Stk. 3. Udskrifter fra registreret til brug ved administrationen af boligstøtteordningen må kun anvendes af de af rigsombudsmandens medarbejdere, som er beskæftiget med administration af denne opgave.

§ 12. Udskrifter skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.
Stk. 2. Udskrifter må kun opbevares i 5 år, hvorefter de skal tilintetgøres. Dog må lister over slettede historiske oplysninger kun opbevares i 3 år.

 

Kapitel 4
Øvrige sikkerhedsforanstaltninger

§ 13. Kommunedata skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er nævnt i bilag A og B til Finansministeriets forskrifter for Det fælleskommunale Persondatasystem på Kommunedata I/S.

§ 14. Lister over slettede historiske oplysninger må kun sendes til den kommune, som oplysningerne stammer fra.
Stk. 2. Lister over slettede historiske oplysninger, der stammer fra Hjemmestyrets danmarkskontor, må kun sendes til danmarkskontoret.

§ 15. Udskrivning af oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, skal ske ifølge en driftsplan, jfr. dog stk. 2-4. Driftsplanen skal angive tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdage og aflevering af uddatamateriale fra Kommunedata. Driftsplanen fastsættes af Kommunedata og sendes til kommunen/Grønlands Hjemmestyrets danmarkskontor. Driftsplanen sendes tillige til Grønlands Hjemmestyre og De grønlandske Kommuners Landsforening.
Stk. 2. Udskrivning af oplysninger som nævnt i stk. 1, og som ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra medarbejdere i kommunens folkeregister, henholdsvis folkeregisteret i Grønlands Hjemmestyrets danmarkskontor, eller fra medarbejdere i den del af kommunens/danmarkskonkorets forvaltning, hvor de pågældende udskrifter skal anvendes. Borgmesteren, henholdsvis administrationschefen i danmarkskontoret (efter indstilling fra direktøren for Hjemmestyrets skattedirektorat), skal bemyndige de pågældende medarbejdere til at anmode om udskrivning. Kommunedata skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at anmode om udskrivning.
Stk. 3. Udskrivning af oplysninger til Rigsombudsmanden i Grønland som nævnt i § 28, og som ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra medarbejdere i boligstøtteudvalget. Rigsombudsmanden skal bemyndige de pågældende medarbejdere til at anmode om udskrivning. Kommunedata skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at anmode om udskrivning.
Stk. 4. I særlige tilfælde kan anmodning som nævnt i stk. 2 fremsættes telegrafisk. Forinden udskrivning og forsendelse iværksættes, skal Kommunedata anerkende anmodningen ved telegram stilet til den person, der er berettiget til at anmode om ud skrivning af oplysninger, jfr. stk. 2. Kommunedata skal påse, at skriftlig anmodning som nævnt i stk. 2 er Kommunedata i hænde senest 3 uger efter, at telegrafisk anmodning er fremsat.
Stk. 5. I særlige tilfælde kan anmodning som nævnt i stk. 2 endvidere fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og forsendelse iværksættes, skal Kommunedata foretage kontrolopringning til den person, der er berettiget til at anmode om udskrivning af oplysninger, jfr. stk. 2. Kommunedata skal påse, at skriftlig anmodning i henhold til stk. 2 er Kommunedata i hænde senest 3 uger efter, at telefonisk anmodning er fremsat.
Stk. 6. Udskrivning må kun omfatte den del af registeret, son kommunalbestyrelsen har rådighed over, jfr. § 1, stk. 2.

§ 16. Kommunedatas forsendelser af ind- og uddatamateriale vedrørende den del af registeret, som kommunalbestyrelsen har rådighed over, jfr. § 1, stk. 2, og som indeholder oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, skal adresseres til borgmesteren eller til en af denne udpeget medarbejder.
Stk. 2. Forsendelser som nævnt i stk. 1 vedrørende den del af registeret, som Grønlands Hjemmestyre har rådighed over, jfr. § 1, stk. 3, skal adresseres til lederen af folkeregisteret i danmarkskontoret.

 

Kapitel 5
Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv

§ 17. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal kommunalbestyrelsen/danmarkskontoret snarest muligt give den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om vedkommende.
Stk. 2. Udlevering af oplysninger må kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæring, er identisk med den person, oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal kommunalbestyrelsen/danmarkskontoret sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.
Stk. 3. Meddelelser i henhold til stk. 1 skal på forlangende gives skriftligt.
Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 12 måneder efter sidste meddelelse, medmindre vedkommende kan godtgøre en særlig interesse heri.

§ 18. Tvivlsspørgsmål om retten til at få meddelt oplysninger efter § 17 kan indbringes for registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.

 

Kapitel 6
Videregivelse af oplysninger til private

§ 19. Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til private personer og virksomheder, medmindre dette følger §§ 20-23.

§ 20. Oplysninger må videregives, såfremt den registrerede eller den, der handler på den registreredes vegne, har meddelt samtykke hertil.
Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysninger om:
1) hvilke typer af oplysninger, der må videregives,
2) hvem oplysningerne må videregives til, og
3) hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager.
Stk. 3. Samtykke bortfalder senest efter ét års forløb.

§ 21. Oplysninger må endvidere videregives til brug ved konkrete forskningsprojekter på nærmere angivne vilkår og efter indhentet tilladelse fra Indenrigsministeriet.

§ 22. I overensstemmelse med bestemmelserne i Indenrigsministeriets bekendtgørelse om folkeregistre må der videregives oplysninger efter følgende regler:
1) Oplysning om fulde navn og adresse i kommunen for en bestemt person eller oplysning om, at den pågældende er død, forsvundet, udvandret eller fraflyttet kommunen. Bestemmelserne om adressebeskyttelse skal herved iagttages.
2) Andre oplysninger om en bestemt person, når den begærende kan godtgøre en særlig interesse heri. Oplysning om personnummer må dog kun videregives efter tilladelse fra Indenrigsministeriet. Oplysning om kommunale notater, jfr. bilag 1, må ikke videregives.
3) Oplysning om navne og adresser for de personer, der er opført i folkeregisteret, må videregives til brug for udarbejdelse af lokale vejvisere, medmindre adressen er beskyttet, eller den registrerede over for kommunen har fremsat anmodning om, at oplysningerne ikke videregives til det nævnte formål.
4) Masseoplysninger må iøvrigt kun videregives med Indenrigsministeriets samtykke. Oplysning om kommunale notater, jfr. bilag 1, må ikke videregives.

§ 23. Oplysninger, som indberettes fra kommunen med henblik på frembringelse af materiale til brug for private virksomheders udarbejdelse af lokale vejvisere, må videregives til dette formål.

§ 24. For oplysninger, der udleveres i henhold til §§ 20, 21 og 22, nr. 1, 2 og 4, kan forlanges et gebyr, der højst kan andrage 25 kr. for hver person, uanset om denne findes i registeret. Udgifterne ved afgivelse af oplysninger til brug for lokale vejvisere kan forlanges refunderet.

 

Kapitel 7
Videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder

§ 25. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til andre offentlige myndigheder, medmindre dette følger af §§ 26-30.

§ 26. Oplysninger må videregives til andre offentlige myndigheder efter reglerne i §§ 20-21.

§ 27. Fra den del af registeret, som kommunalbestyrelsen har rådighed over, jfr. § 1 stk. 2, må oplysninger videregives til Grønlands Hjemmestyre og Ministeriet for Grønland i det omfang det er nødvendigt for varetagelsen af hjemmestyrets/ministeriets opgaver.
Stk. 2. Fra den del af registeret, son Grønlands Hjemmestyre har rådighed over, jfr. § 1 stk. 3, må oplysninger videregives til Ministeriet for Grønland i det omfang det er nødvendigt for varetagelsen af ministeriets opgaver.

§ 28. Til rigsombudsmanden i Grønland (boligstøtteudvalget) må videregives oplysninger om beboere i boliger, hvori der indestår statslån i henhold til boligstøtteordningen, til brug ved beregningen af den nedsættelse af terminsydelsen, der er begrundet i antallet af hjemmeværende børn. Adresseangivelsen kan suppleres med et af boligstøtteudvalget indberettet løbe-nr. (lånenummer).

§ 29. Oplysninger må i øvrigt videregives til andre offentlige myndigheder, såfremt oplysningerne har væsentlig betydning for vedkommende myndigheds virksomhed eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. Masseoplysninger må dog kun videregives med Indenrigsministeriets samtykke, og der må ikke videregives oplysninger i strid med særlige tavshedsforskrifter.

§ 30. Endelig må oplysninger videregives til andre offentlige myndigheder, såfremt de pågældende myndigheder i henhold til særlige bestemmelser har adgang til at få oplysningerne.

 

Kapitel 8
Overtrædelse

§ 31. For overtrædelse af § 5, jfr. bilag 1, § 6, stk. 1 og 4, §§ 7-8 og §§ 13-16 kan idømmes bøde.

 

Kapitel 9
Ikraftrædelses- og overgangsbestemmelser m.v.

§ 32. Forskrifterne træder i kraft den 1. maj 1983.

§ 33. En kommune kan først tilslutte sig registeret, når kommunalbestyrelsen på et møde har truffet beslutning herom. Kommunalbestyrelsens beslutning skal straks meddeles registertilsynet. Samtidig skal de i § 9 nævnte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger samt oplysning om eventuelle særlige vilkår for tilslutningen indsendes til registertilsynet.
Stk. 2. Grønlands Hjemmestyre kan beslutte, at folkeregisteret i danmarkskontoret skal tilsluttes registeret. Beslutningen skal straks meddeles registertilsynet. Samtidig skal de i § 9, stk. 3, nævnte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger samt oplysninger om eventuelle særlige vilkår for tilslutningen indsendes til registertilsynet.
Stk. 3. En kommune, der ophører med at være tilsluttet registeret, skal give registertilsynet, Indenrigsministeriet og Grønlands Hjemmestyre meddelelse herom. Såfremt Grønlands Hjemmestyrets danmarks kontor ophører med at være tilsluttet registeret, skal Hjemmestyret giver registertilsynet og Indenrigsministeriet meddelelse herom.
Stk. 4. Ophører Kommunedata med at føre registeret, skal Kommunedata give registertilsynet, Indenrigsministeriet og Grønlands Hjemmestyre meddelelse herom.

§ 34. Grønlands Hjemmestyrets bekendtgørelse af 6. november 1980 om forskrifter for de grønlandske kommuners tilknytning til Det fælleskommunale, regionale folkeregistersystem på Kommunedata I/S ophæves med virkning fra 1. januar 1984, jfr. dog stk. 2.
Stk. 2. §§ 9-11 om udskrifters opbevaring, anvendelse og tilintetgørelse i bekendtgørelsen af 6. november 1980 er dog gældende indtil den 1. januar 1989.

Grønlands Hjemmestyre, den 16. december 1983

Moses Olsen

/

Ole Sinkbæk